Privacyverklaring | Werknemers

Wat is het doel van deze verklaring?

In de Privacyverklaring Personeel wil MPC Terbank vzw als werkgever heldere en transparante informatie geven over hoe het omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de arbeidsrelatie tussen u en MPC Terbank vzw . In deze Privacyverklaring informeren wij u daarom over diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Dit gebeurt in naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in naleving van de Kaderwet Bescherming Persoonsgegevens die sinds 5 september 2018 van toepassing is op de verwerking van uw persoonsgegevens.

Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze verklaring wordt verstaan onder:

  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen;
  • Derde: elke persoon die geen medewerker en cliënt is van MPC Terbank vzw ;
  • Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
  • Verwerker: Diegene die in opdracht van MPC Terbank vzw persoonsgegevens verwerkt.
  • Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst regelt de verantwoordelijkheden wanneer MPC Terbank vzw voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Als uw werkgever verwerkt MPC Terbank vzw  in de rol van verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens. MPC Terbank vzw  respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Kaderwet worden verwerkt.

Wie kan u contacteren voor meer informatie

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met:

DPO – ’t Rede
Paul Leonard
Tervuursesteenweg 295 – 3001 Heverlee
0475|27 14 99
Mail naar DPO

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De persoonsgegevens die MPC Terbank vzw onder meer van u verwerkt zijn:

  • rijksregisternummer;
  • voor- en achternaam;
  • adresgegevens;
  • geslacht;
  • geboortedatum en -land;
  • e-mailadres(sen);
  • telefoonnummer(s);
  • bankrekeningnummer;
  • profielfoto;
  • kenmerken en nummerplaat van uw wagen;
  • Curriculum Vitae;
  • aansluiting mutualiteit;
  • bewijs van goed gedrag en zeden (model 2);
  • naam en voornaam van uw partner en diens geboortedatum en beroep;
  • aantal kinderen die u ten laste heeft;
  • aantal bij u inwonende personen van 65+ die u fiscaal ten laste hebt;

Deze persoonsgegevens hebt u zelf, bij uw aanwerving, ter beschikking gesteld aan MPC Terbank vzw . Indien MPC Terbank vzw het voornemen heeft persoonsgegevens over u te verkrijgen via een derde, zal MPC Terbank vzw u daarover aanvullend en conform de geldende wet- en regelgeving informeren.

Welke zijn de doeleinden van verwerking

MPC Terbank vzw verzamelt uw persoonsgegevens primair om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die MPC Terbank vzw  met u gesloten heeft. Verwerking geschiedt met name in de personeelsadministratie, loonadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen, selectie- en aanwervingsbeleid, functionerings- en evaluatiebeleid, VTO-beleid.

De doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens door MPC Terbank vzw  zijn als volgt:

  • contact met u te leggen en onderhouden (persoonlijk, per post, telefonisch, per e-mail);
  • een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren;
  • als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van uw salaris, het verstrekken van loonstroken, jaaropgaven en het formulier voor de aanvraag van een syndicale premie, het bewerkstelligen van een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen;
  • als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds of met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele subsidies;
  • u toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van MPC Terbank vzw;
  • u te informeren over ontwikkelingen binnen MPC Terbank vzw;
  • ter waarborging van de veiligheid van u, andere personen en goederen;
  • het ondersteunen en evalueren van werknemers d.m.v. functioneringsgesprekken en in het kader van interne aanwervingen;
  • het evalueren van HR-processen binnen de organisatie zoals VTO, verzuim….

MPC Terbank vzw  verwerkt zo minimaal mogelijk de verkregen persoonsgegevens en doet dit alleen voor bovenstaande doeleinden. Als MPC Terbank vzw  de intentie heeft uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal MPC Terbank vzw u contacteren om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren vóór een eventuele verdere verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie met u zullen worden gedeeld.

Welke zijn de rechtsgronden voor verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst

In een groot deel van de gevallen verwerkt MPC Terbank vzw  uw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan uw arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan wettelijke plicht

In een groot deel van de gevallen verwerkt MPC Terbank vzw  uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op MPC Terbank vzw  rust.

Belangenafweging

Daarnaast is de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MPC Terbank vzw  of van een derde. In dat geval beoordeelt MPC Terbank vzw  of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt MPC Terbank vzw  uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

In geval de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal MPC Terbank vzw  u hierover informeren en u over de relevante gerechtvaardigde belangen inlichten.

Toestemming

In principe zal MPC Terbank vzw als werkgever de verwerking van uw persoonsgegevens niet (enkel) op uw toestemming baseren. Voor een verwerking op grond van uw toestemming is namelijk vereist dat u vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming geeft. Omdat tussen het MPC en zijn personeelsleden een gezagsrelatie bestaat, wordt ervan uitgegaan dat u uw toestemming in de meeste gevallen niet in volledige vrijheid kunt geven. Opdat er alsnog sprake kan zijn van een vrije toestemming zal de MPC Terbank vzw extra waarborgen treffen om te bewerkstellingen dat u toch in vrijheid kunt toestemmen of weigeren, zonder dat u hierdoor benadeeld zou kunnen worden.

Als MPC Terbank vzw  persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Welke zijn de gevolgen van niet verstrekken van persoonsgegevens

MPC Terbank vzw  zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door MPC Terbank vzw  verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – MPC Terbank vzw  hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard

MPC Terbank vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verstrekt en in lijn met de geldende wettelijke bewaartermijnen. Wanneer uw persoonsgegevens voor de genoemde doelen (zie punt 6.) niet meer relevant zijn, zal MPC Terbank vzw deze verwijderen of vernietigen. Volgende termijnen worden aangehouden:

  • Sociale documenten: 5 jaar na uitdiensttreding;
  • Personeelsdossier: 30 jaar na uitdiensttreding

Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de documenten, bestanden en IT-toepassingen verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar. Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer:

  • de bewaring vereist is op grond van een (nieuw) wettelijk voorschrift;
  • de betreffende gegevens zodanig bewerkt zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijze onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven;

Wie ontvangt uw persoonsgegevens

MPC Terbank vzw  wisselt uw persoonsgegevens uit met anderen. Dit betreft onder meer de volgende ontvangers:

  • Acerta (het extern loonsecretariaat);
  • KBC (de verzekeraar) en Kantoor SWINGS (verzekeringsagent);
  • IDEWE (de arbeidsgeneeskundige dienst)
  • Alle financieringsbronnen die personeelsmiddelen aanleveren: VAPH, Dienst Jongerenwelzijn, Sociale Maribel, de projectstudies en andere Europese, federale, gewestelijke, provinciale of gemeentelijke subsidies. Deze lijst is jaarlijks na te trekken in het jaarverslag instanties;
  • het pensioenfonds ;
  • de belastingdienst;
  • RVA (o.a. aanvragen tijdskrediet);
  • Morini Network Consulting (serverbeheer);
  • Softwel (Orbis Personeel-applicatie).

Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal MPC Terbank vzw  met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

Worden persoonsgegevens doorgegeven naar een derde land buiten de Europese Unie

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Hoe beveiligen we uw gegevens

MPC Terbank vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of vertrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Zonder volledig te zijn, worden o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

  • alle personeelsleden die namens MPC Terbank vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding via een door hen ondertekende vertrouwelijkheidsovereenkomst;
  • nodige beveiligingssoftware wordt gebruikt (virus scanner, firewall)
  • back-ups worden aangemaakt;
  • onze personeelsleden worden via bewustmakingscampagnes geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • we hanteren veiligheidsrichtlijnen (wachtwoordbeleid, toegangsbeperking,..).

Welke zijn uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:

  • het recht op inzage en kopie;
  • het recht op verbetering;
  • het recht op gegevenswissing;
  • het recht op beperking van de verwerking;
  • het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  • het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat MPC Terband vzw niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van “”n van de voornoemde rechten.

De Data Protection Officer heeft één maand de tijd, vanaf de ontvangst van uw verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zullen wij uw verzoek uitvoeren en u hierover informeren, of zullen wij aangeven waarom we geen gehoor geven aan uw verzoek. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan de termijn met één maand worden verlengd. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

Bij wie kan u klacht indienen

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak van MPC Terbank vzw , een klacht heeft over de wijze waarop MPC Terbank vzw  uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Gelieve je klacht via e-mail of per post te richten aan:

DPO – ’t Rede
Paul Leonard
Tervuursesteenweg 295 – 3001 Heverlee
0475|27 14 99
Mail naar DPO

U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De laatste versie van de privacyverklaring is steeds te raadplegen op onze website. Wijzigingen worden tijdig aan u bekendgemaakt via e-mail.

Laatst bijgewerkt: februari 2020

Scroll naar boven