Klokkenluidersregeling

Inleiding

MPC Terbank beschouwt bedrijfsethiek en naleving van de wetgeving als één van de hoekstenen van haar beleid. Daarom werd een mechanisme opgezet dat zowel werknemers als externe partijen de mogelijkheid biedt om elke inbreuk op de interne beleidslijnen en procedures, wetten en reglementeringen, op een vertrouwelijke manier te melden.

Een melding maken is geen makkelijke beslissing. Binnen MPC Terbank zijn wij er ons van bewust dat je je zorgen maakt over de eventuele implicaties en represailles van een melding. MPC Terbank heeft dit document opgesteld om ervoor te zorgen dat er een kader bestaat waarbinnen medewerkers en externe partijen hun bezorgdheid kunnen uiten zonder te moeten vrezen voor represailles.

Dit document is in lijn met EU richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Welke soorten inbreuken kan je melden?

Een inbreuk is een handeling of nalatigheid

in overtreding van de geldende regels in de hieronder opgesomde beleidsterreinen
OF die ingaan tegen het doel of toepassing van deze regels

Het kan hierbij gaan om:

een poging tot inbreuk, een voltooide inbreuk, een lopende inbreuk, een poging tot verberging van een inbreuk
een bewezen inbreuk OF inbreuk waarvan de melder (of klokkenluider) op het moment van de melding gegronde reden had om aan te nemen dat de info over de inbreuk juist was.

De inbreuk heeft betrekking op de volgende beleidsterreinen:

overheidsopdrachten;
financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
productveiligheid en -conformiteit;
veiligheid van het vervoer;
bescherming van het milieu;
stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
volksgezondheid;
consumentenbescherming;
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
financiële belangen van de Europese Unie of verstoring van de interne markt
bestrijding van belastingfraude;
sociale fraudebestrijding.

Als je niet zeker weet of je je bezorgdheid moet melden, kan het nuttig zijn dit te bespreken met je leidinggevende indien deze op geen enkele manier bij de zaak in kwestie betrokken is. Het is belangrijk dat je de bezorgdheid niet bespreekt met personen die bij het incident betrokken zijn en jouw vermoedens niet kenbaar maakt aan iemand anders dan de persoon aan wie je vertrouwelijk advies hebt gevraagd.

Wie wordt beschermd?

De melder (of klokkenluider) wordt beschermd.

Dit is de persoon die informatie over inbreuken meldt of openbaar maakt:

die werkzaam is in de private sector: (ex-)werknemers, zelfstandigen, (dagelijks) bestuurder, vrijwilligers, stagiaires, sollicitanten, leverancier …;
deze informatie verkregen heeft in een werk gerelateerde context (voor, tijdens of na het einde hun beroepsactiviteit);

Ook facilitators (dat zijn personen die een melder vertrouwelijk bijstaan zoals bijvoorbeeld een vakbondsafgevaardigde of collega) en derden die verbonden zijn met de melder (bv. familie) worden beschermd.

Melders kunnen van de wettelijk voorziene bescherming (zie punt 5.) genieten indien volgende voorwaarden zijn voldaan:

zij goede redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie onder de wetgeving valt en op het moment van de melding juist was,
zij het intern of extern meldingskanaal gebruiken of de informatie openbaar maken.

Kanalen om een inbreuk te melden

MPC Terbank voorziet interne meldingskanalen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een extern meldingskanaal te gebruiken en in specifieke omstandigheden om een melding openbaar te maken.

Wij raden ten sterkste aan om eerst via een interne meldingskanaal te rapporteren, alvorens via het externe meldingskanaal te rapporteren. Door melding te maken via een intern meldingskanaal kan het probleem intern effectief worden aangepakt door MPC Terbank zelf, waardoor wij onmiddellijk maatregelen kunnen nemen.

Interne meldingskanalen

MPC Terbank stelt twee interne meldingskanalen ter beschikking die toegankelijk zijn voor interne en externe melders. Meldingen kunnen ingediend worden via

E-mail: meldingsbeheerder@trede.be

Brief:

Meldingsbeheerder tRede
Herseltsesteenweg 35
3200 Aarschot

Anonieme meldingen

U kan, indien gewenst, uw melding anoniem versturen door een e-mail adres te gebruiken waarin uw identiteit niet zit vervat en waarbij je in het bericht geen melding maakt van uw naam en voornaam.

Meldingsformulier

U kan gebruik maken van het meldingsformulier.

Behandeling van de melding

Registratie van een melding en ontvangstbevestiging

De ontvangen melding wordt door de meldingsbeheerder van MPC Terbank geregistreerd op een veilige en confidentiële wijze in een specifiek register.

De meldingsbeheerder gaat, bij ontvangst van de melding na of de melding binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling valt. Indien de melding niet binnen het toepassingsgebied valt wordt deze geweigerd. Binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding wordt de melder op de hoogte gebracht van de acceptatie of weigering van de melding.

Onderzoek van de melding

Bij acceptatie van de melding start een onafhankelijke onderzoekscel een onderzoek naar de inhoud van de melding.

De onderzoeken worden uitgevoerd met inachtneming van de beginselen van vertrouwelijkheid, onpartijdigheid en eerlijkheid ten opzichte van alle betrokken personen. De onderzoekscel kan mogelijk contact opnemen met de klokkenluider om meer informatie en/of bewijs over het wangedrag te verkrijgen. Indien nodig voor het uitoefenen van een grondig en vertrouwelijk onderzoek kunnen andere (externe) partijen betrokken worden bij het onderzoek.

Feedback

Uiterlijk binnen de drie maanden na de acceptatie van de melding stelt de meldingsbeheerder de melder op de hoogte van de status van het onderzoek.

Beëindiging van het onderzoek

Wanneer het onderzoek afgerond is wordt de melder hiervan op de hoogte gebracht alsook van het resultaat van het onderzoek en de genomen beslissing (bv. bepaalde relevante acties nemen).

Extern meldingskanaal

Je kan tevens gebruik maken van een extern meldingskanaal, hetzij nadat je een melding via de interne kanalen hebben gedaan, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op externe meldingskanalen als je deze geschikter acht.

Dit gebeurt door het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over de inbreuken aan de Federale ombudsmannen of aan de bevoegde autoriteiten.

Deze bevoegde autoriteiten voor het ontvangen van externe meldingen zijn:

de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
de Federale Overheidsdienst Financiën;
de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid
het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
de Belgische Mededingingsautoriteit;
de Gegevensbeschermingsautoriteit;
de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
de Nationale Bank van België;
het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
de Scheepvaartcontrole.

Openbaarmaking

Je kan de informatie ook publiek maken. Je komt in dat geval in aanmerking voor bescherming indien een van de volgende voorwaarden is voldaan:
Je deed eerst een interne en externe melding maar er werden geen passende maatregelen genomen binnen een redelijke termijn;
Je hebt gegronde redenen om aan te nemen dat:
- de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
- in geval van een externe melding een risico op represailles bestaat of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen.

Welke bescherming wordt er geboden?

Geen enkele klokkenluider die een incident meldt kan worden bestraft of het voorwerp uitmaken van enige discriminerende maatregel omdat hij of zij te goeder trouw via het klokkenluidersmechanisme een melding heeft ingediend.

De volgende vormen van wettelijke bescherming worden geboden:

Verbod op represailles: de klokkenluider wordt beschermd tegen represailles (of dreiging van en poging tot represailles) in de ruime zin. Het gaat over represailles in de vorm van bijvoorbeeld ontslag, schorsing, degradatie, weigering van promotie, intimidatie, discriminatie of nadelige behandeling. Deze bescherming geldt ook voor alle personen die gelinkt zijn aan de klokkenluider (bv: collega’s, familieleden of personen die de klokkenluider bijgestaan hebben in de melding) en slachtoffer kan zijn van represailles in de werk gerelateerde context.
Ondersteuningsmaatregelen: de wet voorziet dat klokkenluiders, net zoals personen gelinkt aan de klokkenluider, toegang hebben tot ondersteuningsmaatregelen. Zij zullen hiervoor terecht kunnen bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de recht van de mens.
Beschermingsmaatregelen tegen represailles: zoals de mogelijkheid om klacht indienen bij de federale coördinator die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart, het vorderen van een schadevergoeding (tussen de 18 en 26 weken loon) of het opstarten van een procedure voor de arbeidsrechtbank…

Geheimhoudingsplicht en veiligheidsmaatregelen

MPC Terbank neemt de nodige maatregelen om de interne kanalen te beveiligen om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de in de melding genoemde derden te waarborgen, alsook de toegang door onbevoegde personeelsleden te verhinderen.

De identiteit van de melder mag in geen geval zonder diens uitdrukkelijke toestemming worden meegedeeld aan andere personen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor het ontvangen en opvolgen van de meldingen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden achterhaald.